L’accueil est assuré par une hôtesse, présente en permanence. Sa mission : orienter les congressistes, les aider à rejoindre leur salle, indiquer une bonne adresse, les lieux à visiter. En bref les guider et répondre aux besoins et aux questions de chacun.

Chaque organisateur a rencontré le service commercial qui l’a aidé à matérialiser sa demande, à établir son budget, à choisir les bons prestataires pour que la destination de Beaune devienne une évidence. Sur place, l’organisateur est accompagné d’une chargé de congrès pour la mise en place logistique de la manifestation ainsi que pour toute sa durée. Son rôle : organiser les congrès, veiller au bon déroulement de l’événement, trouver dans la minute une solution de proximité pour chaque demande et gérer le suivi qualité dans le cadre de la certification Qualicongrès. “On ne dit jamais non ! On trouve toujours une solution.”

L’aménagement des espaces qui comprend l’organisation scénique et mise en place des décors, la concrétisation d’un projet technique élaboré, la mise en place des stands sur un salon sont autant de missions dévolues à l’équipe technique. « Pour offrir une qualité technique irréprochable et assurer la réussite des événements qui se déroulent au Palais des Congrès de Beaune, nous sommes capables de tout faire. Ou presque !".

La comptabilité assure la gestion financière de l’organisation de chaque événement ainsi que le suivi qualité dans le cadre de la certification Qualicongrès.